01→
Anfrage & Projektaufnahme
Kundenanfragen aus E-Mail oder Formular erfassen, mit CRM und ERP abgleichen und vollständig an den Projektstart übergeben.
ERGEBNISVollständige Projektakte statt Medienbrüchen
E-Mail→CRM→ERP→Projektakte
Prozessautomatisierung für technische KMU
Prozesse, die
einfach laufen.
Flecia verbindet E-Mail, Dokumente, CRM, ERP und Microsoft 365 zu automatisierten Geschäftsprozessen – inklusive Prüfungen, Aufgaben, Freigaben und Eskalationen.
Weniger manuelle Übergaben. Weniger Fehler. Klare Abläufe.
Sie erhalten eine konkrete Einschätzung zu Automatisierbarkeit, Integrationen, Aufwand und dem sinnvollsten nächsten Schritt.
AUTOMATISIERTER ABLAUFFLECIA / INTAKE-01
01@Anfrage & Anhänge erfassen✓
02⌁Kunden- und Projektdaten validieren✓
03◫CRM und ERP abgleichen✓
04□Projektakte & Metadaten anlegen✓
05✓Aufgaben & Verantwortliche zuweisen✓
06→Fristen & Eskalationen steuern✓
8 manuelle Schritte→1 automatisierter Ablauf
01
Klein starten – ein klar abgegrenzter Prozess
02
Bestehende Systeme behalten – wir verbinden, was bereits da ist
03
Klarer Festpreis – definierter Umfang nach der Prozessanalyse
DER MANUELLE ALLTAG
Wie viel Zeit verliert Ihr Team mit Arbeit, die Software übernehmen könnte?
In vielen technischen KMU entstehen Medienbrüche zwischen E-Mail, PDFs, CRM, ERP und Microsoft 365. Flecia verbindet Datentransfer, Prüfungen, Freigaben, Aufgaben und Eskalationen zu einem Ablauf.
HEUTEViele einzelne Handgriffe
01E-Mail & Anhänge öffnen
02Kundendaten übertragen
03CRM-Dubletten prüfen
04ERP-Projekt anlegen
05Ordner & Metadaten anlegen
06Dokumente zuordnen
07Verantwortung & Frist setzen
08Status nachverfolgen
→AUTOMATISIERT
MIT FLECIAEin verbundener Ablauf
INPUTNeue AnfrageE-Mail · Formular · PDF
AUTOMATION
OUTPUTProjekt startklarCRM · Ordner · Aufgaben
ANWENDUNGSFÄLLE
Klein starten. Prozesse verbinden.
Vom einzelnen wiederkehrenden Handgriff bis zum durchgängigen Ablauf über mehrere Systeme: Entscheidend ist ein klarer betrieblicher Engpass.
02→
Projektanlage
Nach Freigabe automatisch Projektnummer, SharePoint-Struktur, Metadaten, Aufgaben, Verantwortliche und Termine anlegen.
ERGEBNISEinheitlicher Projektstart ohne Nachfassen
Freigabe→Metadaten→Ordner→Aufgaben
03→
Dokumente & Prüfung
Angebote, Aufmaße, Prüfberichte oder Bestellungen aus PDFs auslesen, gegen Regeln validieren und gezielt weiterleiten.
ERGEBNISGeprüfte Daten statt manueller PDF-Übertragung
PDF→Extraktion→Prüfung→Routing
04→
Angebot & Auftrag
Angebotsdokumente aus geprüften Daten erzeugen, Freigaben nach Rollen und Betragsgrenzen steuern und bestätigte Angebote als Auftrag ins ERP übergeben.
ERGEBNISNachvollziehbare Freigaben und Follow-ups
Daten→Dokument→Freigabe→ERP
05→
Service & Eskalation
Serviceanfragen klassifizieren, Anlagen und Verträgen zuordnen, Teams steuern sowie Reaktionszeiten und Ausnahmen überwachen.
ERGEBNISKlare Zuständigkeit und kürzere Reaktionswege
Ticket→Priorität→Zuweisung→SLA
06→
Datensync & Reporting
CRM, ERP, Excel und Microsoft 365 synchronisieren, Abweichungen erkennen und wiederkehrende Reports automatisch erzeugen.
ERGEBNISEine konsistente Datengrundlage für Entscheidungen
CRM/ERP→Abgleich→Report→Versand
BRANCHEN · KONKRETE WORKFLOWS
So könnte das konkret aussehen
Wählen Sie Ihre Branche. Jeder Ablauf verbindet vorhandene Systeme mit Prüfregeln, Verantwortlichkeiten und kontrollierter Ausnahmebehandlung.
01
Ingenieurbüros
Prüfanfragen mit Planunterlagen automatisch auslesen, Projekt und Revision zuordnen, eine Prüfakte anlegen und Fristen sowie Eskalationen steuern.
INPUTPrüfanfrage + Pläne + Projektdaten
→WORKFLOWDokumente auslesen & validierenProjekt und Revision zuordnenPrüfakte mit Metadaten anlegenPrüfer, Frist & Eskalation steuern
→BETRIEBLICHES ERGEBNISVollständige Prüfakte · Zuständigkeit · Terminüberwachung
INTERAKTIVE LIVE-DEMO
Nicht erklären. Ausprobieren.
Wählen Sie einen realistischen End-to-End-Prozess und sehen Sie, wie Flecia Systeme, Prüfungen, Verantwortlichkeiten und Ausnahmen verbindet.
Vom technischen Lastenheft zum prüfbereiten Angebotsprojekt – inklusive fehlender Angaben und Follow-up.
Simulation mit fiktiven Beispieldaten · keine Datenübertragung
NW
Lea Wagnereinkauf@nordwerk-produktion.de
UNTERNEHMENNordwerk Produktion GmbH
Guten Tag,
Bitte erstellen Sie uns ein Angebot für das Retrofit der Fertigungslinie 4. Lastenheft, Bauteilliste und Hallenlayout finden Sie im Anhang.
PROJEKTRetrofit Fertigungslinie 4
ANGEBOTSFRIST24.08.2026
01Anfrage & 3 Anhänge erfasst
02Dokumente und RFQ-Daten erkannt
03Vollständigkeit & Plausibilität geprüft
04Fehlende Anschlussleistung erkannt
05Kunde in CRM und ERP abgeglichen
06Angebotsprojekt & Projektakte angelegt
07Verantwortung, Freigabe & Frist gesetzt
08Rückfrage & Follow-up vorbereitet
ANGEBOTSPROJEKT—Status
- Kunde
- —
- Prüfstatus
- —
- CRM / ERP
- —
- Projektakte
- —
- Verantwortung & Frist
- —
- Nächste Aktion
- —
Ein komplexer Angebotsprozess – inklusive Ausnahme – ist vorbereitet.Die Demo zeigt einen simulierten Ablauf mit Beispieldaten.
MANUELL3 Anhänge einzeln prüfenCRM, ERP & SharePoint abgleichenfehlende Angaben nachfassenFreigabe & Frist verfolgen
→MIT FLECIAInhalte extrahiert & validiertKunde und Projekt sauber angelegtAusnahme gezielt adressiertFrist, Freigabe & Follow-up gesteuert
Ähnlicher Ablauf in Ihrem Unternehmen?
SO FUNKTIONIERT'S
Von manuell zu automatisiert.
Ein klarer Weg vom ersten Gespräch bis zum stabil laufenden Workflow.
Prozess verstehen
Wir analysieren einen konkreten wiederkehrenden Ablauf in Ihrem Unternehmen.
Potenzial bewerten
Wir prüfen Zeitaufwand, Systeme, Schnittstellen und Automatisierungspotenzial.
Automation umsetzen
Wir entwickeln, testen und dokumentieren den neuen Workflow.
Laufen lassen
Der Prozess arbeitet im Hintergrund. Bei Bedarf übernehmen wir Monitoring und Weiterentwicklung.
LEISTUNGEN & PREISE
Transparent starten.
Von der unverbindlichen Analyse bis zur individuellen, betreuten Automation.
Keine monatelange Transformation.
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess, integrieren uns in bestehende Systeme und erweitern nur dort, wo ein messbarer Nutzen entsteht.
- Klein starten
- Bestehende Systeme behalten
- Klarer Festpreis
KOSTENLOS
Prozessanalyse
€0
- ✓20-minütiges Erstgespräch
- ✓einen konkreten Prozess analysieren
- ✓Automatisierungspotenzial identifizieren
- ✓unverbindliche Einschätzung
PILOT
Automation Pilot
ab €990
Ideal für einen ersten klar abgegrenzten produktiven Prozess.
- ✓ein klar abgegrenzter Workflow
- ✓Einrichtung & Umsetzung
- ✓Testing & Dokumentation
- ✓Übergabe
- ✓14 Tage Fehlerbehebung
INDIVIDUELL
Individuelle Automation
ab €2.490
Für mehrstufige Abläufe mit individuellen Regeln und Integrationen.
- ✓mehrstufige Prozesse
- ✓mehrere Systeme
- ✓API-Integrationen
- ✓individuelle Logik
- ✓Dokumentation & Testing
BETREUUNG
Betreuung
ab €199/ Monat
Monitoring und klar definierte kleinere Anpassungen.
- ✓Monitoring
- ✓Fehleranalyse
- ✓kleinere Anpassungen im vereinbarten Umfang
- ✓größere Änderungen separat kalkuliert
Der tatsächliche Preis hängt von Prozess, Systemen und Integrationsaufwand ab. Nach der Prozessanalyse erhalten Sie einen klar abgegrenzten Festpreis.
AUTOMATISIERUNGS-CHECK
Wie viel Kapazität bindet Ihr Prozess?
Eine einfache Schätzung macht sichtbar, ob sich eine genauere Prüfung lohnt.
GESCHÄTZTE PROZESSKAPAZITÄT
ARBEITSSTUNDEN / MONAT31,2Std. pro Monat
ARBEITSSTUNDEN / JAHR374Std. pro Jahr
SYSTEME & SCHNITTSTELLEN
Wir verbinden, was bereits da ist.
Flecia ersetzt nicht zwangsläufig Ihre bestehende Software. Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme und automatisieren die Arbeit dazwischen.
Microsoft 365OutlookSharePointExcelPower Automaten8nREST APIsPythonSQLCRM / ERPindividuelle Schnittstellen
VERTRAUEN & KONTROLLE
Automatisierung braucht Vertrauen.
Technische Entscheidungen werden passend zum Prozess, den Daten und den vorhandenen Systemen getroffen.
Kundeneigene Systeme
Wo sinnvoll, laufen Automationen direkt in den Systemen und Accounts des Kunden.
Datenminimierung
Nur die Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Prozess erforderlich sind.
Kontrolle
Kritische Aktionen werden nicht unnötig vollständig autonom ausgeführt.
Dokumentation
Workflows werden nachvollziehbar dokumentiert und getestet.
ÜBER FLECIA
Direkte Zusammenarbeit. Saubere technische Umsetzung.
Von der Prozessanalyse bis zum produktiven Workflow ohne unnötige Abstimmungsschleifen.
IHR ANSPRECHPARTNER BEI FLECIADirekter Kontakt von der Prozessanalyse bis zur Umsetzung.kontakt@flecia.de →
Direkter Ansprechpartner
Kurze Wege von der Analyse bis zur Umsetzung.
Klein starten
Ein klar abgegrenzter Prozess als belastbarer erster Schritt.
Bestehende Systeme nutzen
Vorhandene Software bleibt, wo sie sinnvoll ist.
Klare Dokumentation
Nachvollziehbare Übergabe statt undurchsichtiger Automatisierung.
HÄUFIGE FRAGEN
Klar gefragt.
Klar beantwortet.
01Was kann automatisiert werden?+
Das Spektrum reicht von einzelnen wiederkehrenden Aufgaben bis zu mehrstufigen Abläufen mit Prüfungen, Freigaben, Verantwortlichkeiten und Übergaben zwischen E-Mail, Dokumenten, Excel, CRM, ERP und Microsoft 365.
02Muss unsere bestehende Software ersetzt werden?+
Meistens nicht. Flecia verbindet vorhandene Systeme und automatisiert die Arbeit dazwischen. Ob eine bestehende Lösung angepasst werden muss, klären wir in der Prozessanalyse.
03Wie lange dauert die Umsetzung?+
Ein klar abgegrenzter Pilot lässt sich häufig in wenigen Wochen umsetzen. Der konkrete Zeitrahmen hängt von Schnittstellen, Zugängen und Testaufwand ab.
04Was kostet eine Automation?+
Ein Automation Pilot startet bei 990 Euro. Nach der kostenlosen Analyse erhalten Sie einen klar beschriebenen Leistungsumfang und einen Festpreis.
05Kann klein gestartet werden?+
Ja. Wir beginnen bewusst mit einem konkreten Prozess, prüfen den Nutzen und erweitern nur dort, wo es sinnvoll ist.
06Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert?+
Workflows können angepasst und weiterentwickelt werden. Auf Wunsch übernimmt Flecia Monitoring und kleinere laufende Änderungen.
07Wo werden unsere Daten verarbeitet?+
Das hängt von Ihren Systemen und dem gewählten Aufbau ab. Wo sinnvoll, laufen Automationen direkt in Ihren Accounts. Die Datenwege werden vor der Umsetzung transparent festgelegt.
KOSTENLOSE PROZESSANALYSE
Welcher Prozess kostet Ihr Team jede Woche unnötig Zeit?
In drei kurzen Schritten erhalten wir genug Kontext für ein konkretes, unverbindliches Erstgespräch.
20 Minutenkonkreter Prozessunverbindlich
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